Hoe gebruik ik efficiënt mijn tijd?

Eerst de olifanten, dan pas de konijnen

‘When you’re hunting for an elephant, don’t get distracted chasing the rabbits’. Wanneer je met belangrijke taken bezig bent, mag je je niet voortdurend laten afleiden door kleine taken zoals e-mails en chatberichten die binnenstromen. Doordat je eerst inzet op grotere taken, neemt je aandachtsspanne af. Daarom is het ideaal om daarna taken uit te voeren die minder aandacht vergen. Hoe pak je dit dan concreet aan? Ben je een ochtendmens? Start je dag dan met olifantentaken; focus je twee uur lang op de belangrijke taken die zeker nog af moeten. Tussen 9 en 11 uur ben je ook het meest productief. Daarom is het belangrijk dat je net in deze uren de belangrijkste taken uitvoert. Daarna kan je je dan even belonen met een konijnentaak; zo kan je bijvoorbeeld even de tijd nemen om nog kleinere taken, zoals het checken van je e-mails of telefoontjes, af te werken. Ben je eerder een avondmens? Dan kan je het best andersom aanpakken. Begin dan eerder met de taken die voor jou het minst inspanning vragen en werk rond de namiddag aan je olifantentaken wanneer jij het meeste focus hebt.

Het principe van de 4 D’s

Heb je soms taken waarbij je twijfelt of je ze direct moet uitvoeren of eerder op je to-do lijstje moet plaatsen? De 4 D’s; Do, Delay, Delegate and Delete kunnen ertoe bijdragen dat je je taken beter kan managen en je zo de focus kan leggen op het belangrijkste. Hoe hanteer je deze 4 D’s ? Ga na bij welke D je taak het best thuishoort.

DO
Is je taak van kapitaal belang en neemt het maar enkele minuten in beslag? Voer deze taak direct uit. Dit kan gaan over een belangrijke e-mail of telefoon die snel moet afgehandeld worden. Op die manier kan je terug verder met je andere taken en hoef je je hier niet meer op te focussen

DELAY
Heb je een taak of e-mail die niet echt belangrijk is of direct moet uitgevoerd worden? Stel deze taak dan uit of zet het in een to-do lijstje dat je afhandelt van zodra je de tijd hebt om deze taak uit te voeren.

DELEGATE
Is het een taak die prioriteit heeft maar waarbij het niet perse belangrijk is dat jij deze afhandelt? Stuur deze dan door naar een collega of iemand die deze taak ook kan afhandelen. Zo zorg je ervoor dat je meer tijd hebt voor taken die expliciet jouw expertise vragen.

DELETE
Krijg je een onbelangrijke taak binnen die geen prioriteit vraagt zoals reclame in je mailbox of trivia van je collega’s? Verwijder deze mails dan meteen. Zo blijft je inbox overzichtelijk.

Wil je hierover graag in detail praten?

Contacteer Julie Vertommen.

Zoek jij meer focus in minder tijd?

Schrijf je dan in voor ons Blended Learning traject Focus Management en krijg praktische tips via een digitaal leerplatform om je workload optimaal te organiseren.