Naar een verzuimaanpak die werkt, voor mensen én resultaten
Hoe creëer je een werkomgeving waarin medewerkers zich goed voelen, leidinggevenden weten hoe ze het gesprek aangaan én verzuim actief wordt aangepakt?
Voor heel wat organisaties is dat een uitdaging. Ook Skill BuilderS wilde werk maken van een duidelijk en gedragen verzuimbeleid met aandacht voor zowel preventie als opvolging.
Context
Hoewel er vanuit HR al inspanningen gebeurden rond welzijn en opvolging, ontbrak het aan een helder kader en uniforme aanpak.
Leidinggevenden voelden zich niet altijd voldoende ondersteund om moeilijke gesprekken te voeren rond afwezigheid of signalen van stress. Tegelijk was er nood aan duidelijke afspraken en meer houvast, voor zowel medewerkers als leidinggevenden.
Daarnaast wilde het HR-team:
- het verzuim structureel aanpakken
- preventiever werken rond stress en burn-out
- voldoen aan de wettelijke verplichtingen
- én het welzijn en de betrokkenheid van medewerkers versterken
Aanpak
De werkgroep bestaande uit het HR-team, een stress & burn-out coach en een trainer/coach, werkte een duidelijk en gedragen verzuimbeleid uit met aandacht voor zowel preventie, opvolging als re-integratie.
Er werd sterk ingezet op leidinggevenden versterken in hun rol, onder andere via gerichte opleidingen:
- Een 1-daagse opleiding verzuimgesprekken, waarin verschillende types gesprekken werden ingeoefend en
- Een opleiding rond het herkennen van stress- en burn-outsignalen, zodat signalen sneller worden opgemerkt en bespreekbaar gemaakt.
Daarnaast werd een duidelijke structuur opgezet voor de opvolging:
- Regelmatig contact tussen leidinggevende en afwezige medewerker
- Actieve betrokkenheid van HR via tussentijdse check-ins
- Continue afstemming en ondersteuning tussen leidinggevenden en HR
- Ruimte om ervaringen te delen en elkaar te versterken bij moeilijke gesprekken
De aanpak vertrekt vanuit een duidelijke visie: tijdig signaleren, in gesprek gaan en samen zoeken naar duurzame oplossingen.
Resultaat
De impact van deze geïntegreerde aanpak liet zich duidelijk voelen:
- De verzuimcijfers op middellange termijn daalden
- Het langdurig verzuim ligt significant lager dan het gemiddelde
Maar minstens even belangrijk:
- Leidinggevenden voelen zich zekerder en beter ondersteund in hun rol
- Er is meer openheid en samenwerking rond afwezigheid en welzijn
- Medewerkers ervaren een grotere betrokkenheid en zorg
Vandaag merken we dat leidinggevenden sneller het gesprek aangaan en signalen durven benoemen. Vanuit HR ondersteunen we hen hierbij maximaal. Dat maakt écht het verschil, voor onze mensen én voor onze resultaten.
Katrien Govaers, HR experte