L&D officer: planning & administratie

Jij bent de motor achter de dagelijkse werking van DOTO: dankzij jou draait de planning op wieltjes, blijven klanten tevreden en loopt alles gesmeerd. Je werkt hand in hand met de salescollega's en pakt moeiteloos over van zodra een opdracht binnen is. 

Planning & organisatie 

• Je puzzelt de planning van trainingen, workshops en meerdaagse trajecten in elkaar, rekening houdend met de wensen van de klant, beschikbaarheden van de trainers en de locatie. 
• Je beheert meerdere trajecten tegelijk en houdt het overzicht, zo zorg je voor een naadloze opvolging — ook wanneer een klant last minute schuift of een trainer uitvalt. 
• Je regelt de praktische kant tot in de puntjes: locaties, materiaal, catering en digitale tools. 

Klantcommunicatie 

• Als eerste aanspreekpunt voor klanten, trainers en deelnemers beantwoord je vragen helder & warm en zorg je dat iedereen tijdig weet waar hij aan toe is.  
• Bellen is je tweede natuur: je grijpt vlot naar de telefoon om iets uit te klaren, een vraag te stellen of samen tot een oplossing te komen. Zo hou je het tempo hoog en de lijnen kort. 
• Je houdt de communicatie doorheen het traject vlot en transparant. Je stemt met de klant af over inhoud, timing en praktische randvoorwaarden. 

Facturatie & administratie 

• Administratie geeft jou energie: je zorgt dat de facturatiestroom van A tot Z klopt, met duidelijke prijsafspraken bij de start en een tijdige, correcte factuur na afloop. Openstaande bedragen? Die stem je vlot af met de boekhouding.  
• Je houdt onze CRM (Microsoft Dynamics) & Teams netjes bij: klantendossiers, opvolging, evaluaties, deelnemerslijsten...
• Elk dossier is bij jou in goede handen: contracten, offertes, bevestigingen en rapportering, allemaal verzorgd en op tijd. 
• Je werkt nauw samen met onze trainers, bewaakt de prijsafspraken en keurt hun facturen goed in Peppol. 

Ondersteuning van trainers 

• Voor onze trainers ben jij de rots in de branding: je regelt een vlekkeloze agendaplanning, zodat ze altijd weten wanneer en waar ze aan de slag gaan. Je brieft hen helder over opzet en verwachtingen, spreekt af wie wat voorbereidt, zet oefeningen klaar, verzamelt materiaal en boekt de zalen. Het resultaat? Trainers die zich met volle goesting kunnen richten op waar zij in uitblinken: deelnemers meenemen en hun skills naar een hoger niveau tillen.  
• Je ondersteunt bij de aanmaak van (digitaal) leermateriaal. 

Meedenken & verbeteren 

• Je bent een positivo en kijkt in kansen. Je signaleert knelpunten en stelt slimmere werkmethodes voor — via digitale tools, automatisatie of AI. 
• Je analyseert bezettingen, doorlooptijden en klantfeedback en gebruikt die inzichten om onze werking scherper te maken. 
• Je werkt mee aan de verdere professionalisering van DOTO als business unit. 

Je bent een organisatietalent met een warm hart én een scherp hoofd. 

• Administratief sterk en nauwkeurig: structuur geeft je energie, cijfers kloppen altijd en dossiers werk je tot in de details af.
• Planner in hart en nieren: je jongleert met agenda's en prioriteiten en houdt het hoofd koel als er iets schuift. 
• Communicatief warm & professioneel: je schrijft en spreekt vlot Nederlands, en kan je ook goed uitdrukken in het Frans (Engels is een plus). 
• Klantgedreven: je voelt de vraag achter de vraag en denkt mee met de klant, zonder ja te knikken op onmogelijke verwachtingen. 
• Digitaal handig: je beheerst de courante MS Office-toepassingen. Je bent nieuwsgierig naar AI-tools die je werk slimmer maken. 
• Zelfstandig én teamplayer: je pakt zaken zelf op, maar weet perfect wanneer je moet afstemmen met je leidinggevende (Marieke), de trainers of andere collega's. 
• Affiniteit met leren & ontwikkelen is een mooie plus, maar je goesting om erin te groeien telt evenveel. 

Wat je meebrengt qua achtergrond (indicatief, niet verplicht): 

• Een bachelor Office Management, HR, Bedrijfsmanagement of gelijkwaardig door ervaring. 
• Enkele jaren ervaring in een administratieve/planningsrol met veel klantcontact is een sterk pluspunt — schoolverlaters met de juiste mindset krijgen ook een kans. 
• Ervaring in een opleidings-, HR- of dienstverlenende context is een troef. 

• Wij maken graag tijd voor jouw talentontwikkeling: je kan rekenen op een sterke opleiding on-the-job. Bijleren wordt jouw middle-name! 
• De healthy Skill BuilderS-initiatieven zorgen voor een fijne werkplek: vers fruit, wandelingen tijdens de middagpauze, een douche voor een middag-run, jaarlijkse teambuildings en waardevolle feedbacktrajecten. 
• Met meer dan 45 kantoren zijn we zeker ook in jouw buurt actief. Zo verlies je minder tijd aan pendelen en kan je rekenen op een vlot bereikbare werkplek, dicht bij huis of goed aangesloten op het openbaar vervoer. Onze locaties liggen bovendien vaak in de buurt van groene ruimtes – ideaal om even op te laden tijdens de werkdag. 
• Een mooi pakket aan extralegale voordelen, waardering en erkenning voor de dingen die je doet én een toffe omgeving met alle middelen die jij nodig hebt om je job naar behoren uit te voeren. Opladen van e-bike en wagen is uiteraard mogelijk. 
• Tot slot: we bieden jou mogelijkheden om je talenten écht te laten schitteren en op termijn door te groeien binnen onze onderneming.  

Solliciteer vandaag nog via onderstaand formulier en laat jouw talent schitteren bij Skill BuilderS! 

Skill BuilderS draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. We werven aan op basis van competenties en kwaliteiten en niet in functie van afkomst, leeftijd of gender.